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Secretaria Acadêmica Digital
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Pessoal, uma boa matéria com um gráfico interessante ao fim. As adequações necessárias para o Século XXI.
Acessem http://porvir.org/porpensar/quando-revolucao-ensino-superior-bate-a-porta/20130610
Abraços, Tiago Muriel.
Acessem http://porvir.org/porpensar/quando-revolucao-ensino-superior-bate-a-porta/20130610
Abraços, Tiago Muriel.
Qui, 13 de Junho de 2013 16:44
Boa tarde a todos!
É com satisfação que informo o início dos trabalhos da SeAD - Centro Universitário Franciscano, Santa Maria - RS. Após implantação que ocorreu no final do último mês, estamos concluindo a fase de testes para o início da produção de documento eletrônicos com certificação digital. Num primeiro momento, estaremos trabalhando com os arquivos acadêmicos. Tenho certeza que esta parceria dará muito certo. Abraço.Tiago Muriel Cardoso em Ter, 13 de Agosto de 2013 10:24
É com satisfação que informo o início dos trabalhos da SeAD - Centro Universitário Franciscano, Santa Maria - RS. Após implantação que ocorreu no final do último mês, estamos concluindo a fase de testes para o início da produção de documento eletrônicos com certificação digital. Num primeiro momento, estaremos trabalhando com os arquivos acadêmicos. Tenho certeza que esta parceria dará muito certo. Abraço.
Tiago Muriel Cardoso em Ter, 13 de Agosto de 2013 10:24Pessoal, a UNIFRA é uma grande Instituição que acredito servir de modelo para muitas outras. Vale a pena conhecer a estrutura da Instituição, seus procedimentos e processos. Instituição madura com boas pessoas e um ÓTIMO SISTEMA ACADÊMICO! Indico demais uma visita!
Qui, 06 de Junho de 2013 16:58
Hoje pela manhã, recebi um grupo de perguntas pela Rede Mebox (www.redemebox.com.br) que quero compartilhar com todos as respostas fornecidas na íntegra. Mais uma vez, estamos caminhando de maneira forte e consistente para o atendimento em formato digital para as nossas Secretarias Acadêmicas.
Quais são os serviços acadêmicos que devo colocar no requerimento online ? E quais devem ser direcionados à coordenação / financeiro para o devido parecer? Ou seja, um serviço de trancamento essa solicitação deverá passar pelo o auto atendimento e ser direcionada para o coordenador dar o parecer em seguida o financeiro analisar e logo, após retorna para o auto atendimento finalizar no sistema. Muito Obrigada pelo Esclarecimento.
- Uai... vamos com calma e uma pergunta por vez para eu não me perder nas respostas.
De que forma parametrizo o atendimento on (requerimento online), ou seja, quais são os serviços acadêmicos que devem ser online?
- Inicie pelos documentos mais solicitados em sua Secretaria Acadêmica. Normalmente a “declaração de matrícula” é o documento mais solicitado. Todos os tipos de requerimentos devem ir para o meio digital. Precisamos apenas pensar em metodologias e adquirir tecnologia para tornar este trabalho viável.
E como devemos encaminhar para as coordenações para o devido parecer? E necessário desse parecer?
- Se tivermos um bom sistema acadêmico, este fluxo possivelmente estará disponível. Nos clientes da CONSAE, propomos um sistema que possui um “work-flow”, que faz todo o trâmite do documento respeitando as normas internas da Instituição. Caso o requerimento necessite ir a um Diretor ou Coordenador do Curso, o próprio sistema se encarregará de avisar a pessoa responsável e dirá o que deve ser realizado naquele procedimento. Em alguns casos o parecer de instancia superior se faz necessário, mas isso dependerá das suas normas internas (regimento/estatuto).
O estudante também deverá verificar o andamento da solicitação?
- Seria o ideal. Hoje podemos fazer este procedimento com total transparência, onde o estudante poderá verificar onde está o seu requerimento dentro do processo iniciado. A transparência é fundamental.
Você acha que devo colocar alguém responsável para verificar as solicitações on e encaminhar para as demais colaboradoras executarem?
- Se tiver um bom sistema acadêmico ou de fluxo (work-flow) o próprio sistema irá se encarregar de tudo. Ex.: chega um aluno transferido trazendo consigo os planos de ensino das disciplinas cursadas em outra IES. O Coordenador necessita avaliar os documentos para decidir se defere, indefere ou adapta o pedido de dispensa do aluno. O próprio sistema deverá levar ao Coordenador os documentos digitalizados, dando ao mesmo os prazos para que tal tarefa seja cumprida. Caso não cumpra no prazo, o próprio sistema deverá levar o processo daquele aluno para uma instância superior. Veja como não há intervenção humana após iniciado o processo ou procedimento.
Dessa forma a responsabilidade seria da Coordenadoria da Secretaria Acadêmica?
- Seria dos dois. A responsabilidade em analisar os documentos e os pedidos em prazo hábeis será da coordenação, enquanto que dar uma resposta ao aluno, fazendo o Controle e Registro Acadêmico deste procedimento será da Secretaria Acadêmica. Perceba que a responsabilidade é repartida entre os departamentos e pessoas envolvidas, uma vez que as duas participam de maneira ativa do procedimento.
Temos que pensar que, basicamente, quem irá definir este fluxo dos documentos e processos dentro das nossas organizações será o seu ordenamento interno, ou seja, regimento ou estatuto.
Eu penso que devemos informar outros departamentos, pois algumas situações podem ser de interesse destes como coordenação, captação e permanência dos alunos, financeiro, etc.
Cada vez mais teremos a figura da Inteligência Institucional - I2 dentro das nossas Instituições. Para que este sistema seja eficaz teremos que trabalhar de forma orientada e colaborativa de maneira que todos os departamentos de uma IES possa alimentar uma base de dados para colher seus frutos no momento determinado.
Pense em uma árvore que possa dar diferentes frutos, para diferentes pessoas, para diferentes objetivos e em diferentes momentos... isso será o seu I2. A sua organização não poderá funcionar sem esta fantástica ferramenta que hoje é um regalo para poucos.
Um abraço e continuo à disposição.
Tiago Muriel.
Quais são os serviços acadêmicos que devo colocar no requerimento online ? E quais devem ser direcionados à coordenação / financeiro para o devido parecer? Ou seja, um serviço de trancamento essa solicitação deverá passar pelo o auto atendimento e ser direcionada para o coordenador dar o parecer em seguida o financeiro analisar e logo, após retorna para o auto atendimento finalizar no sistema. Muito Obrigada pelo Esclarecimento.
- Uai... vamos com calma e uma pergunta por vez para eu não me perder nas respostas.
De que forma parametrizo o atendimento on (requerimento online), ou seja, quais são os serviços acadêmicos que devem ser online?
- Inicie pelos documentos mais solicitados em sua Secretaria Acadêmica. Normalmente a “declaração de matrícula” é o documento mais solicitado. Todos os tipos de requerimentos devem ir para o meio digital. Precisamos apenas pensar em metodologias e adquirir tecnologia para tornar este trabalho viável.
E como devemos encaminhar para as coordenações para o devido parecer? E necessário desse parecer?
- Se tivermos um bom sistema acadêmico, este fluxo possivelmente estará disponível. Nos clientes da CONSAE, propomos um sistema que possui um “work-flow”, que faz todo o trâmite do documento respeitando as normas internas da Instituição. Caso o requerimento necessite ir a um Diretor ou Coordenador do Curso, o próprio sistema se encarregará de avisar a pessoa responsável e dirá o que deve ser realizado naquele procedimento. Em alguns casos o parecer de instancia superior se faz necessário, mas isso dependerá das suas normas internas (regimento/estatuto).
O estudante também deverá verificar o andamento da solicitação?
- Seria o ideal. Hoje podemos fazer este procedimento com total transparência, onde o estudante poderá verificar onde está o seu requerimento dentro do processo iniciado. A transparência é fundamental.
Você acha que devo colocar alguém responsável para verificar as solicitações on e encaminhar para as demais colaboradoras executarem?
- Se tiver um bom sistema acadêmico ou de fluxo (work-flow) o próprio sistema irá se encarregar de tudo. Ex.: chega um aluno transferido trazendo consigo os planos de ensino das disciplinas cursadas em outra IES. O Coordenador necessita avaliar os documentos para decidir se defere, indefere ou adapta o pedido de dispensa do aluno. O próprio sistema deverá levar ao Coordenador os documentos digitalizados, dando ao mesmo os prazos para que tal tarefa seja cumprida. Caso não cumpra no prazo, o próprio sistema deverá levar o processo daquele aluno para uma instância superior. Veja como não há intervenção humana após iniciado o processo ou procedimento.
Dessa forma a responsabilidade seria da Coordenadoria da Secretaria Acadêmica?
- Seria dos dois. A responsabilidade em analisar os documentos e os pedidos em prazo hábeis será da coordenação, enquanto que dar uma resposta ao aluno, fazendo o Controle e Registro Acadêmico deste procedimento será da Secretaria Acadêmica. Perceba que a responsabilidade é repartida entre os departamentos e pessoas envolvidas, uma vez que as duas participam de maneira ativa do procedimento.
Temos que pensar que, basicamente, quem irá definir este fluxo dos documentos e processos dentro das nossas organizações será o seu ordenamento interno, ou seja, regimento ou estatuto.
Eu penso que devemos informar outros departamentos, pois algumas situações podem ser de interesse destes como coordenação, captação e permanência dos alunos, financeiro, etc.
Cada vez mais teremos a figura da Inteligência Institucional - I2 dentro das nossas Instituições. Para que este sistema seja eficaz teremos que trabalhar de forma orientada e colaborativa de maneira que todos os departamentos de uma IES possa alimentar uma base de dados para colher seus frutos no momento determinado.
Pense em uma árvore que possa dar diferentes frutos, para diferentes pessoas, para diferentes objetivos e em diferentes momentos... isso será o seu I2. A sua organização não poderá funcionar sem esta fantástica ferramenta que hoje é um regalo para poucos.
Um abraço e continuo à disposição.
Tiago Muriel.
Ter, 04 de Junho de 2013 12:34
Olá pessoal, boa tarde!
Desde 2003 a CONSAE vem desenvolvendo um trabalho junto às Instituições de Ensino Superior denominado Secretaria Acadêmica Digital – SeAD.
Hoje, somos um grupo de 26 Instituições de Ensino Superior que compartilhamos da mesma metodologia, com intuito de melhorar nossos procedimentos e processos inerentes ao Departamento de Controle e Registro Acadêmicos. Levar nosso atendimento para o meio digital tornou-se um caminho sem volta para todos nós.
Associado ao nosso trabalho de desenvolvimento da SeAD - Secretaria Acadêmica Digital, tivemos a oportunidade de nos tornar a primeira organização brasileira vinculada à Oficina de Cooperación Universitaria – OCU que é uma empresa multinacional nascida na Espanha, de propriedade de seis universidades públicas espanholas, Universidad de Alcalá, Universidad Carlos III de Madrid, Universidad Castilla la Mancha, Universidad Rei Juan Carlos, Universidad de Salamanca e Universidad de Valladolid e o Grupo Financeiro Santander, tendo como missão o desenvolvimento de sistemas de informação para a gestão eficiente de Instituições de Ensino Superior. A Oficina de Cooperación Universitaria atende, atualmente, mais de 100 Instituições em nove países da Europa e América.
Para orientar novos trabalhos no Brasil, iniciamos um ESTUDO EXPLORATÓRIO SOBRE OS SISTEMAS DE GESTÃO ACADÊMICA E O USO DAS TIC NAS IES BRASILEIRAS. com o objetivo de compreender as tendências das novas tecnologias na gestão acadêmica dentro do sistema universitário brasileiro, avaliando diversos fatores, visualizando a médio prazo o desenvolvimento e a implementação de melhorias nos processos das Instituições de Ensino Superior brasileiras.
Por essa razão contamos com a participação de todos, para realizar um estudo pertinente ao nosso mercado. Acesse o questionário: www.consae.net.br/pesquisas.
Cordialmente, Tiago Muriel.
CONSAE
Desde 2003 a CONSAE vem desenvolvendo um trabalho junto às Instituições de Ensino Superior denominado Secretaria Acadêmica Digital – SeAD.
Hoje, somos um grupo de 26 Instituições de Ensino Superior que compartilhamos da mesma metodologia, com intuito de melhorar nossos procedimentos e processos inerentes ao Departamento de Controle e Registro Acadêmicos. Levar nosso atendimento para o meio digital tornou-se um caminho sem volta para todos nós.
Associado ao nosso trabalho de desenvolvimento da SeAD - Secretaria Acadêmica Digital, tivemos a oportunidade de nos tornar a primeira organização brasileira vinculada à Oficina de Cooperación Universitaria – OCU que é uma empresa multinacional nascida na Espanha, de propriedade de seis universidades públicas espanholas, Universidad de Alcalá, Universidad Carlos III de Madrid, Universidad Castilla la Mancha, Universidad Rei Juan Carlos, Universidad de Salamanca e Universidad de Valladolid e o Grupo Financeiro Santander, tendo como missão o desenvolvimento de sistemas de informação para a gestão eficiente de Instituições de Ensino Superior. A Oficina de Cooperación Universitaria atende, atualmente, mais de 100 Instituições em nove países da Europa e América.
Para orientar novos trabalhos no Brasil, iniciamos um ESTUDO EXPLORATÓRIO SOBRE OS SISTEMAS DE GESTÃO ACADÊMICA E O USO DAS TIC NAS IES BRASILEIRAS. com o objetivo de compreender as tendências das novas tecnologias na gestão acadêmica dentro do sistema universitário brasileiro, avaliando diversos fatores, visualizando a médio prazo o desenvolvimento e a implementação de melhorias nos processos das Instituições de Ensino Superior brasileiras.
Por essa razão contamos com a participação de todos, para realizar um estudo pertinente ao nosso mercado. Acesse o questionário: www.consae.net.br/pesquisas.
Cordialmente, Tiago Muriel.
CONSAE
Seg, 06 de Maio de 2013 14:50
Olá Pessoal,
vi este projeto nascer e sempre acreditei nele. Parabéns ao Tiago e ao Leonardo por terem, o primeiro persistido e o segundo acreditado e entendido a sua importância para a UCS.
Hoje ele é uma realidade e é mesmo imprescindível.
É como a Revista Gestão Universitária (desde 1999). Se fala tanto em inovação e as vezes estamos a frente do nosso tempo mas as inovações precisam sempre de pessoas que as entendam estejam dispostas evoluir. As mudanças são a única regra estável no mercado.
Parabéns a todos.
vi este projeto nascer e sempre acreditei nele. Parabéns ao Tiago e ao Leonardo por terem, o primeiro persistido e o segundo acreditado e entendido a sua importância para a UCS.
Hoje ele é uma realidade e é mesmo imprescindível.
É como a Revista Gestão Universitária (desde 1999). Se fala tanto em inovação e as vezes estamos a frente do nosso tempo mas as inovações precisam sempre de pessoas que as entendam estejam dispostas evoluir. As mudanças são a única regra estável no mercado.
Parabéns a todos.
Sex, 26 de Abril de 2013 10:47
